Organisation générale

L'une des premières réflexions de l’équipe fut d’établir un bilan de la première édition.

La question des outils techniques

Le choix des outils est fondamental et notre réflexion a eut pour conséquence de :

  • Continuer à utiliser des logiciels dans le cloud massivement utilisés car le coût énergétique serait supérieur à le gérer de notre côté (sur un serveur interne à l’organisation par exemple) ;

  • Supprimer les réunions hebdomadaires par Zoom : les transmissions vidéos sont très consommatrice d’énergie et peu productives. Sur 6 mois d’organisation, seules 3 réunions par Zoom ont eut lieu le dernier mois d’organisation ;

D’un point de vue logistique, cela s’est traduit par la mise en place de journées de travail intensives sur un lieu physique. Bien que cela puisse paraître paradoxal, nous considérons que le travail à distance doit se combiner avec des rencontres physiques. Cela contribue à la bonne coordination des membres de l’équipe et in fine à une meilleure productivité. Nous avons donc fait le choix de concentrer les gros efforts sur de courtes périodes (2 x 1 journée sur Bordeaux), tout en assurant un suivi régulier au travers d’outils comme Slack et Trello.

Rappelons ici que les bénévoles de cette seconde édition sont espacés de plusieurs centaines de kilomètres, seule une personne habite directement à Bordeaux le lieu de l’évènement.

Pour résumé, nous avons adopté une approche hybride mêlant télétravail et réunions de travail physiques. Le résultat est plus que positif de notre point de vue après ces mois d’expérimentation.

Gestion financière

L’ensemble des flux financiers est assuré par WordCamp Central depuis l’administration du site du WordCamp. Le souci majeur auquel nous avons été confronté est que les virements des sponsorings s’opèrent vers un compte bancaire enregistré aux États-Unis d’Amérique. Cela génère d’énormes frais bancaires - 20 € en moyenne, et nécessite le plus souvent de se déplacer physiquement au bureau de banque.

La norme SEPA qui permet des virements entre membres de l’Union Européenne n’existe pas avec les États-Unis. Il serait bénéfique d’ouvrir un compte bancaire sur chaque continent afin de limiter les frais bancaires - y compris les frais de conversion de devises, et les déplacements des partenaires. Cela contribuerait également à donner une image plus professionnelle des WordCamps.